Ubezpieczenie mienia i odpowiedzialności cywilnej na potrzeby Gminy Radziłów

ZAPYTANIE OFERTOWE
nieregulowane Ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. ustawa – Prawo zamówień publicznych
(Dz. U. z 2018 r. poz. 1986 ze zm.) podjęte na podstawie art. 4 pkt. 8 tejże ustawy

Zamawiający:
GMINA RADZIŁÓW
ul. Plac 500-lecia 14
19-213 Radziłów
NIP: 719-154-40-50
REGON: 450669737
Tryb udzielenia zamówienia.
Zapytanie ofertowe przeprowadzone w trybie zgodnym z załączonym do zarządzenia Wójta Gminy Radziłów nr 66/19 z dnia 3 czerwca 2019 r. Regulaminem udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej kwoty wskazanej w art. 4 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych.
Opis przedmiotu zamówienia.
1. Słownik CPV:
  - 66510000-8 usługi ubezpieczeniowe
  - 66516000-0 usługi ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej
  - 66515000-3 usługi ubezpieczenia od uszkodzenia lub utraty
2. Przedmiotem zamówienia jest usługa polegająca na ubezpieczeniu majątku i ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej Gminy Radziłów oraz podległych jednostek szczegółowo opisana w Opisie przedmiotu zamówienia – Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego oraz wykazie mienia Ubezpieczającego – załącznik nr 2.
3. Dodatkowe informacje na temat zakresu i sposobu wykonania zamówienia zawarte są a Załączniku nr 5 do zapytania ofertowego – wzór umowy generalnej ubezpieczenia.
4. Zamówienie podzielone jest na trzy części. Wykonawca składający ofertę w niniejszym postępowaniu może złożyć ofertę na jedną lub więcej części. Ofertę na dowolnie wybraną część Wykonawca przedstawi na wydzielonym dla każdej części formularzu ofertowym.
5. Zamawiający dopuszcza udziału podwykonawców przy realizacji przedmiotowego zamówienia w zakresie ochrony ubezpieczeniowej.
6. Postępowanie jest prowadzone przy udziale brokera ubezpieczeniowego z firmy Maximus Broker Sp. z o.o. z siedzibą w Toruniu.
Termin realizacji zamówienia (okres ubezpieczenia):
Od 01 października 2019 r. do 30 września 2022 r.
Kryterium oceny ofert – 100% cena.
1. Przy wyborze ofert Zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami:
  Część I - Ubezpieczenia majątkowe:
  
  A. Cena łączna ubezpieczenia – waga 90%
  
  B. Zaakceptowanie klauzul dodatkowych – waga 10%
  
  A. Cena łączna ubezpieczenia – suma składek za wszystkie ubezpieczenia będące przedmiotem niniejszej części zamówienia.
  
  Oferty będą podlegały ocenie w kryterium A według następującego wzoru:
  
  An - liczba punktów przyznana ofercie n dla kryterium A
  n - numer oferty
  Pmin - cena minimalna wśród złożonych ofert
  Pn - cena zaproponowana przez Wykonawcę w ofercie n
  
  B. Zaakceptowanie klauzul dodatkowych – ocena kryterium polega na przyznaniu punktów za wprowadzenie do oferty dodatkowych klauzul rozszerzających ochronę ubezpieczeniową wg. następujących zasad:
  - za rozszerzenie ochrony o klauzule o nr 41, 42, 43, 44, 46 49, 56 zostanie przyznanych po 4 punktów za każdą klauzulę,
  - za rozszerzenie ochrony o klauzule o nr 47, 48, 51, 52, 54 zostanie przyznanych po 6 punktów za każdą klauzulę,
  - za rozszerzenie ochrony o klauzule nr 5 zostanie przyznanych 8 punktów,
  - za rozszerzenie ochrony o klauzule nr 53 zostanie przyznanych 10 punktów,
  - za rozszerzenie ochrony o klauzule o nr 45, 50 zostanie przyznanych po 12 punktów za każdą klauzulę,
  W kryterium B Wykonawca może otrzymać maksymalnie 100 pkt (w przypadku akceptacji wszystkich klauzul dodatkowych).
  
  W celu wyboru najkorzystniejszej oferty w powiązaniu z przedstawionym wyżej kryterium Zamawiający będzie posługiwał się następującym wzorem:
  
  gdzie:
  
  WOn - wskaźnik oceny oferty n
  An - liczba punktów przyznana ofercie n dla kryterium A
  Bn - liczba punktów przyznana ofercie n dla kryterium B
  
  Część II - Ubezpieczenia komunikacyjne:
  
  D Cena łączna ubezpieczenia – waga 90%
  E. Zaakceptowanie klauzul dodatkowych – waga 10%
  
  C. cena łączna ubezpieczenia w tej części zamówienia – suma składek za wszystkie ubezpieczenia będące przedmiotem niniejszej części zamówienia.
  
  Oferty będą podlegały ocenie w kryterium D według następującego wzoru:
  
  Dn     - liczba punktów przyznana ofercie n dla kryterium D
  n    - numer oferty
  Pmin - cena minimalna wśród złożonych ofert
  Pn    - cena zaproponowana przez Wykonawcę w ofercie n
  
  D. zaakceptowanie klauzul dodatkowych w tej części zamówienia – ocena kryterium polega na przyznaniu punktów za wprowadzenie do oferty dodatkowych klauzul rozszerzających ochronę ubezpieczeniową wg. następujących zasad:
  - za rozszerzenie ochrony o klauzule nr 5, 6, 8, 9 zostanie przyznanych po 15 punktów za każdą klauzulę,
  - za rozszerzenie ochrony o klauzule nr 4, 60 zostanie przyznanych po 20 punktów za każdą klauzulę,
  W celu wyboru najkorzystniejszej oferty w powiązaniu z przedstawionym wyżej kryterium Zamawiający będzie posługiwał się następującym wzorem:
  
  gdzie:
  
  WOn - wskaźnik oceny oferty n
  Dn - liczba punktów przyznana ofercie n dla kryterium D
  En - liczba punktów przyznana ofercie n dla kryterium E
  Zamówienie publiczne w tej części zamówienia zostanie udzielone wykonawcy, który uzyska największą liczbę punktów na podstawie ww. wskaźnika wyliczonego dla każdej oferty.
  
  Część III - Ubezpieczenia NNW członków OSP:
  
  G Cena łączna ubezpieczenia – waga 90%
  H. Zaakceptowanie klauzul dodatkowych – waga 10%
  
  G. cena łączna ubezpieczenia w tej części zamówienia – suma składek za wszystkie ubezpieczenia będące przedmiotem niniejszej części zamówienia.
  
  Oferty będą podlegały ocenie w kryterium G według następującego wzoru:
  Gn - liczba punktów przyznana ofercie n dla kryterium G
  n - numer oferty
  Pmin - cena minimalna wśród złożonych ofert
  Pn - cena zaproponowana przez Wykonawcę w ofercie n
  H. zaakceptowanie klauzul dodatkowych w tej części zamówienia – ocena kryterium polega na przyznaniu punktów za wprowadzenie do oferty dodatkowych klauzul rozszerzających ochronę ubezpieczeniową wg. następujących zasad:
  - za rozszerzenie ochrony o klauzule o nr 4, 6 zostanie przyznanych po 30 punktów za każdą
  - za rozszerzenie ochrony o klauzulę nr 5 zostanie przyznanych 40 punktów,
  W kryterium H Wykonawca może otrzymać maksymalnie 100 pkt (w przypadku akceptacji wszystkich klauzul dodatkowych).
  
  W celu wyboru najkorzystniejszej oferty w powiązaniu z przedstawionym wyżej kryterium Zamawiający będzie posługiwał się następującym wzorem:
  
  gdzie:
  
  WOn - wskaźnik oceny oferty n
  Gn - liczba punktów przyznana ofercie n dla kryterium G
  Hn - liczba punktów przyznana ofercie n dla kryterium H
  
  Zamówienie publiczne w tej części zamówienia zostanie udzielone wykonawcy, który uzyska największą liczbę punktów na podstawie ww. wskaźnika wyliczonego dla każdej oferty.
2. Cena ma być wyrażona w polskich złotych.
3. Cena oferty powinna obejmować całkowity koszt wykonania zamówienia w tym również wszelkie koszty towarzyszące wykonaniu zamówienia.
4. Ofertą najkorzystniejszą będzie oferta z najwyższą liczbą punktów, spełniająca istotne wymagania Zamawiającego.
Warunki udziału w postępowaniu i dokumenty składające się na ofertę:
1. O udzielenie niniejszego zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają wymogi art. 22 ust. ustawy Pzp.
2. Wykonawca posiada uprawnienia do wykonania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania; Zamawiający uzna ten warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności, tj. prowadzi działalność ubezpieczeniową w myśl ustawy z dnia 11.09.2015 r. o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej co najmniej w zakresie ryzyk objętych przedmiotem zamówienia;
3. Wykonawca posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i personelem zdolnym do wykonania zamówienia.
4. Wykonawca znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia.
5. Wykonawca niespełniający warunków zostanie z postępowania wykluczony. Spełnienie warunków udziału w postępowaniu będzie oceniane na zasadzie spełnia/ nie spełnia.
6. Ocena spełnienia ww. warunków zostanie dokonana na podstawie informacji zawartych w formularzu ofertowym (Załącznik nr 3 do zapytania ofertowego) oraz załączonych do oferty dokumentów.
Wykaz dokumentów składających się na ofertę:
1. Wypełniony i podpisany Formularz ofertowy stanowiący Załącznik nr 3 do Zapytania ofertowego, w którym znajduje się m.in. wycena całego zamówienia z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Wykonawca musi uwzględnić w cenie oferty wszelkie koszty niezbędne dla prawidłowego i pełnego wykonania zamówienia oraz wszelkie opłaty i podatki wynikające z obowiązujących przepisów. Podana przez Wykonawcę cena jest ceną ostateczną za zrealizowanie całości przedmiotu zamówienia.
2. Kopię zezwolenia właściwego organu na prowadzenie działalności ubezpieczeniowej na terenie RP w myśl ustawy z dnia 11.09.2015r. o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej (t.j. Dz. U. z 2018r. poz. 999), co najmniej w zakresie ryzyk objętych przedmiotem zamówienia lub zaświadczenie/oświadczenie właściwego organu nadzoru, że Wykonawca posiada zezwolenie właściwego organu na prowadzenie działalności ubezpieczeniowej na terenie RP w myśl ustawy z dnia 11.09.2015r. o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej (t.j. Dz. U. z 2018r. poz. 999), co najmniej w zakresie ryzyk objętych przedmiotem zamówienia.
3. Aktualny odpis z właściwego rejestru lub centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed terminem składania ofert.
4. Pełnomocnictwo/Pełnomocnictwa dla osoby/osób podpisujących ofertę, jeżeli umocowanie tych osób do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy nie wynika z dokumentów rejestracyjnych firmy.
5. Oświadczenie Wykonawcy - załącznik nr 4 do zapytania ofertowego.
Informacje o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń lub dokumentów, także wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z Wykonawcami.
1. Zamawiający i Wykonawca wszystkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia i informacje przekazują pisemnie, faksem lub droga elektroniczną na adres: zamowienia@gminaradzilow.pl, przy czym każda ze stron na ewentualne żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania.
2. Treść wyjaśnienia, jak również pytania Wykonawców zostaną umieszczone na stronie internetowej BIP Gminy Radziłów i jednocześnie przekazane wszystkim Wykonawcom, którym doręczono zapytanie ofertowe bez ujawnienia źródeł zapytania.
3. Nie przewiduje się zebrania wszystkich Wykonawców.
4. Osobą uprawnioną do porozumiewania się z Wykonawcami jest:
  - Aneta Mikucka (ws. procedury postępowania) – Urząd Gminy Radziłów, tel. 86 273 71 15, e-mail: zamowienia@gminaradzilow.pl
  - Bartosz Mikołajczyk (ws. przedmiotu zamówienia) – Maximus Broker Sp. z o.o., tel. 56 669 05 44, e-mail: bartosz.mikolajczyk@maximus-broker.pl
Termin i sposób składania ofert:
1. Ofertę należy złożyć na formularzu ofertowym stanowiącym Załącznik nr 2 do Zapytania ofertowego – formularz ofertowy w terminie do 12 września 2019 r. do godz. 14.00
2. Ofertę można złożyć w następujący sposób:
  - dostarczyć osobiście do siedziby Zamawiającego
  - przesłać pocztą na adres: Gmina Radziłów, ul. Plac 500-lecia 14, 19-213 Radziłów z dopiskiem „Oferta na ubezpieczenie mienia i odpowiedzialności cywilnej na potrzeby Gminy Radziłów
  - pocztą internetową na adres: zamowienia@gminaradzilow.pl
3. Oferta przesłana drogą elektroniczną powinna mieć formę skanu.
4. Oferty złożone po terminie lub niezawierające wymaganych dokumentów nie będą rozpatrywane.
Obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 RODO w przypadku zbierania danych osobowych bezpośrednio od osoby fizycznej, której dane dotyczą, w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:
1. administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Gmina Radziłów, ul. Plac 500-lecia 14, 19-213 Radziłów, NIP 719-154-40-50, Regon 450669737;
2. inspektorem ochrony danych osobowych w Gminie Radziłów jest Pani/Pana Mariusz Pientkowski, kontakt: mpientkowski@nanocom.com.pl;
3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO oraz art. 18 i nast. Ustawy Prawo budowlane w celu związanym z postepowaniem o udzielenie zamówienia publicznego pn. „Ubezpieczenie mienia i odpowiedzialności cywilnej na potrzeby Gminy Radziłów”, In.271.18.2019 AM prowadzonym w trybie zapytania ofertowego;
4. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o obowiązujące przepisy prawa;
5. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, przez okres trwania umowy oraz do zakończenia przedawnienia roszczeń z tytułu należytego wykonania umowy;
6. obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest warunkiem zawarcia umowy. Niepodanie danych osobowych skutkować będzie brakiem możliwości oceny oferty i zawarcia umowy;
7. w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO;
8. posiada Pani/Pan:
  - na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu dodanych osobowych Pani/Pana dotyczących;
  - na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych (skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników);
  - na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO (prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego;
  - prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
9. nie przysługuje Pani/Panu:
  - w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
  - prawo do przenoszenia danych osobowych, o których mowa w art. 20 RODO;
  - na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.