ZAPYTANIE OFERTOWE

nieregulowane Ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. ustawa – Prawo zamówień publicznych

 (Dz. U. z 2015 r. poz. 2164 z późn. zm.) podjęte na podstawie art. 4 pkt. 8 tejże ustawy.

I.             Nazwa oraz adres zamawiającego.

1. Zamawiający: GMINA RADZIŁÓW reprezentowana przez Wójta Gminy Radziłów.
2. Adres: Plac 500-Lecia 14, 19-213 Radziłów, pow. grajewski, woj. podlaskie
3. NIP: 719-154-40-50,  REGON: 450669737
4. Adres strony internetowej: http://bip.ug.radzilow.wrotapodlasia.pl
5. Adres e-mail: gops@radzilow.pl oraz czaplicka@gminaradzilow.pl
6. Postępowanie prowadzi/adres do korespondencji: Urząd Gminy Radziłów ul. Plac 500 – lecia 14, 19-213 Radziłów, /faks: 86 273-71-10
7. Godziny pracy: od godz. 7³⁰ do godz. 15⁴⁵

II.          Tryb udzielenia zamówienia.

Zapytanie ofertowe przeprowadzone w trybie zgodnym z załączonym do zarządzenia Wójta Gminy Radziłów nr 25/14 z dnia 15 kwietnia 2014 r.  Regulaminem wydatkowania środków pieniężnych na realizację zamówień, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 EURO netto.

III.       Opis przedmiotu zamówienia.

Przedmiotem zamówienia jest „Przygotowywanie oraz dostarczenie posiłków w ramach wieloletniego programu „Pomoc państwa w zakresie  dożywiania” do trzech  punktów wydawania posiłków tj.

• Szkoła Podstawowa w Radziłowie, ul. Szkolna 1, 19-213 Radziłów - punkt wydawania posiłków w budynku Gimnazjum ,
• Szkoła Podstawowa w Radziłowie, ul. Szkolna 1, 19-213 Radziłów,
• Szkoła Podstawowa w Słuczu, Słucz 114, 19-213 Radziłów

podopiecznym ośrodka, osobom uprawnionym do ich otrzymywania na podstawie decyzji wydawanych przez kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Radziłowie zgodnie z art. 48 ust 4 i 5 ustawy  o pomocy społecznej z dnia 12 marca 2004 r. (Dz. U z 2016 r.  poz. 930 j.t)

Ilość zamawianych posiłków dziennie szacuje się średnio, w okresie od 11 września 2017 r. do 21 czerwca 2018 r. dla punktów:

1. Szkoła Podstawowa w Radziłowie ok. 30 obiadów dziennie przez 178 dni, tj. ok. 5340 posiłków – punkt wydawania posiłków w budynku Gimnazjum
2. Szkoła Podstawowa w Radziłowie ok. 70 obiadów dziennie przez 178 dni, tj. ok. 12460 posiłków.
3. Szkoła Podstawowa w Słuczu ok. 40 obiadów dziennie przez 178 dni, tj. ok. 7120 posiłków.

Razem szacunkowa ilość posiłków  dziennie ok. 140 obiadów.

Ogółem  - 24920 posiłków.

            Zamówienie przewiduje przygotowanie i wydawanie około 140 porcji/zestawów posiłków dziennie w trakcie roku szkolnego 2017/2018  za wyjątkiem dni wolnych od zajęć szkolnych (sobót, niedziel i świąt). Przewiduje się, że w czasie realizacji zamówienia od 11.09.2017 r. do 21.06.2018 r. wydanych zostanie około 24920  posiłków. Ilość zamawianych posiłków może ulec zmianie w związku z frekwencją uczniów w szkołach. Z racji zmniejszenia liczby wydawanych posiłków Wykonawcy nie przysługują roszczenia względem Zamawiającego.

Minimalna wartość kaloryczna zestawu obiadowego - obiad podawany w stołówce szkolnej dostarczał 30% całodziennego zapotrzebowania energetycznego.

Obiad ma  spełniać odpowiednie wymagania dla danej grupy wiekowej, wynikające z aktualnych norm żywienia dla populacji polskiej zgodnie z rozporządzeniem ministra zdrowia z dnia 26 lipca 2016 r. w sprawie grup środków spożywczych przeznaczonych do sprzedaży dzieciom i młodzieży w jednostkach systemu oświaty oraz wymagań, jakie muszą spełniać środki spożywcze stosowane w ramach żywienia zbiorowego  dzieci i młodzieży w tych jednostkach.

            Wymagane parametry jednej porcji obiadowej:

1. a) zupa o pojemności nie mniejszej niż 300 ml
2. b) drugie danie - w tym:

• ziemniaki (kasza, ryż, makaron) – 200g
• mięso, ryba – 80g
• surówki lub jarzyny gotowane – 100g
• naleśniki, pierogi – 200g

1. c) kompot 200 ml

            Podstawą drugiego dania powinny być potrawy z produktów białkowych np. mięsa, ryb, jaj, sera lub tzw. potrawa półmięsna złożona z mięsa i warzyw lub produktów mącznych, albo bezmięsna uzupełniona produktami białkowymi (serem, jajami), przy czym co najmniej raz w tygodniu   powinna być podawana ryba z wykorzystaniem  fileta rybnego.

            Ziemniaki powinny stanowić oddzielną potrawę i nie mogą zastępować potraw z warzyw.

            W skład posiłku powinny wchodzić warzywa i owoce, zgodnie z zasadami racjonalnego żywienia, posiłki dla dzieci i młodzieży powinny być urozmaicone o wysokiej wartości odżywczej, a jednocześnie pełnym zaspokojeniu kalorycznym i witaminowym, bogatym w składniki mineralne. 

            Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania posiłków dobrej jakości o właściwej  wadze i objętości oraz  odpowiednim poziomie energetycznym  i odżywczym. Posiłek powinien spełniać polskie normy żywieniowe odpowiednie do wieku osoby uprawnionej do posiłku (dla dzieci i młodzieży) w zakresie zaopatrzenia  w jednostki kaloryczne. Obiady powinny obejmować kuchnię tradycyjną, charakterystyczną dla regionu z uwzględnieniem produkcji własnej posiłków.

            Posiłki powinny być urozmaicone o temperaturze minimum - pierwsze danie: 75 stopni Celsjusza, drugie danie minimum - 63 stopni Celsjusza, temperatura sałatek, surówek, kompotów - poniżej 4 stopni Celsjusza.

            Dania nie mogą powtarzać się w okresie dekady (dziesięciu dni). Wykonawca będzie przygotowywał posiłki zgodnie z zasadami dobrej praktyki higienicznej oraz przestrzegał norm na składniki pokarmowe i produkty spożywcze określone przez Instytut Żywienia i Żywności. Wykonawca przygotowywał będzie posiłki zachowując wymogi sanitarno - epidemiologiczne w zakresie personelu i warunków produkcji oraz weźmie odpowiedzialność za ich przestrzeganie.

            Wykonawca podawał będzie jadłospis w formie pisemnej podpisany przez osobę upoważnioną z wyprzedzeniem na dekadę (10 dni) do wiadomości Zamawiającego oraz dla dyrektora każdej ze szkół objętych dożywianiem.

            Wykonawca zobowiązuje się do dostarczania obiadów własnym transportem, przystosowanym do tego typu usług (catering).

            Wykonawca zobowiązuje się do odbioru z dnia bieżącego z punktów wydawania posiłków brudnych pojemników i termosów oraz odpadków pokonsumpcyjnych pozostałych po posiłku i zbieranych do specjalnych pojemników uprzednio przez niego dostarczonych do tych miejsc.

            Dostarczenie posiłków do siedziby  poszczególnych punktów wydawania posiłków powinno  odbywać się codziennie od  godz. od 10:30 do godz. 11:10. Przy każdorazowej  dostawie posiłków, Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć dodatkowo, nieodpłatnie pełną porcję obiadową dla każdego punktu wydawania posiłków  z przeznaczeniem  do celów kontrolnych.

            W przypadku awarii lub innych nieprzewidzianych zdarzeń Wykonawca zobowiązany jest zapewnić posiłki o nie gorszej jakości na swój koszt z innych źródeł. Rozliczenia finansowe Wykonawcy z Zamawiającym odbywać się będą na podstawie faktycznie dostarczonych obiadów i ich ceny jednostkowej.

            Ilość zamawianych obiadów na dany dzień, dyrektor każdej ze szkół objętych programem będzie zgłaszał Wykonawcy najpóźniej do godz. 9:00  dnia bieżącego w formie telefonicznej lub  e-mailowej, w związku z tym Wykonawca jest zobowiązany do podania w formie pisemnej danych kontaktowych osoby upoważnionej do kontaktów z Zamawiającym i dyrektorami szkół. Wykonawca gwarantuje niezmienność ceny wydanych obiadów przez cały okres obowiązywania umowy.

IV.       Termin wykonania zamówienia.

Od 11 września 2017 r. do 21 czerwca 2018 r.

V.          Kryterium oceny ofert – 100% cena.

VI.       Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków – wymagane oświadczenia i dokumenty wraz z oświadczeniem o niepodleganiu wykluczeniu z postępowania.

1. Na podstawie art. 22 ust. 1 Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. ustawa – Prawo zamówień publicznych

 (Dz. U. z 2015 r. poz. 2164 z późn. zm.) o udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:

• posiadają kompetencje oraz uprawnienia do prowadzenia określonej działalności zawodowej. Za spełnienie tego warunku uznaje się złożenie oświadczenia przedstawionego w zał. 2 do niniejszego zapytania oraz wykazu określonego w cz. VI ust. 1 pkt 5) niniejszego zapytania.
• posiadają odpowiednią sytuację ekonomiczną i finansową. Za spełnienie tego warunku uznaje się złożenie oświadczenia przedstawionego w zał. 2 do niniejszego zapytania.
• posiadają zdolności techniczne i zawodowe. Za spełnienie tego warunku uznaje się złożenie oświadczenia przedstawionego w zał. 2 do niniejszego zapytania.
• niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1. oraz w art. 24 ust. 5. Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. ustawa – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r. poz. 2164 z późn. zm.). Za spełnienie tego warunku uznaje się złożenie oświadczenia przedstawionego w zał. 3 do niniejszego zapytania
• posiadania wykazu wykonanych w ostatnich pięciu (5) latach, a jeśli okres prowadzenia działalności jest krótszy – od momentu rozpoczęcia działalności, przynajmniej trzech (3) pozytywnie zaopiniowanych zamówień o tym samym lub zbliżonym charakterze, rodzaju, i wielkości.

1. do wykazu z ust. 5) należy dołączyć poświadczenia rzetelnego wykonania usług dla każdej z wykonanych usług.
2. jeśli dany podmiot w ciągu ostatnich pięciu lat dostarczał posiłki Zamawiającemu, czyli Gminie Radziłów, przedłożyć należy również wszystkie poświadczenia Zamawiającego z okresów jego obsługi. Każde pojedyncze poświadczenie Gminy Radziłów z lat ubiegłych będzie traktowane na równi z innymi poświadczeniami, czyli jako jedno z trzech obowiązkowych poświadczeń,  

A ponadto:

•  posiadają opłaconą polisę, a w przypadku jej braku inny dokument potwierdzający, że wykonawca jest  ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na wartość minimum 50 000,00 zł (słownie: pięćdziesiąt tysięcy złotych). Za spełnienie tego warunku uznaje się przedłożenie Zamawiającemu odpowiedniego dokumentu.
• spełniają wymogi konieczne dla zapewnienia higieny w produkcji posiłków z możliwością transportu tych posiłków do odbiorców zewnętrznych. Za spełnienie tego warunku uznaje się złożenie oświadczenia przedstawionego w zał. 2 do niniejszego zapytania.

W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

• Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu określonych w art. 22 ust. 1b ustawy (zgodnie z załącznikiem nr 2) składają wszyscy ci Wykonawcy wspólnie;
• Oświadczenia i dokumenty, o których mowa w cz. V ust. 1 pkt 4) składa każdy z tych Wykonawców oddzielnie.

W przypadku wykonawców, którzy polegają na zasobach innych podmiotów:

Każdy podmiot, na którego zasobach polega Wykonawca, składa oświadczenie zgodnie z załącznikiem nr 2 i załącznikiem nr 3 do niniejszego zapytania ofertowego.

VII.    Informacje o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami  oraz przekazywania oświadczeń lub dokumentów, także wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z Wykonawcami.

1. Zamawiający i Wykonawca wszystkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia i informacje przekazują pisemnie, faksem lub droga elektroniczną, przy czym każda ze stron na ewentualne żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza faksem w ciągu 24 godzin fakt ich otrzymania.

2. Treść wyjaśnienia, jak również pytania Wykonawców zostaną umieszczone na stronie internetowej BIP Gminy Radziłów i jednocześnie przekazane wszystkim wykonawcom, którym doręczono zapytanie ofertowe bez ujawnienia źródeł zapytania.

3. Nie przewiduje się zebrania wszystkich Wykonawców.

4. Osobą uprawnioną do porozumiewania się z Wykonawcami jest:

• Józef Jurski - Kierownik Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Radziłowie ul. Plac 500-Lecia 15,
  86  273-68-72
• Sylwia Czaplicka – ws. procedury ZP., tel 0 86 273 71 15.

VIII. Wymagania dotyczące zabezpieczenia należytego wykonania umowy

1. Wysokość zabezpieczenia należytego wykonania umowy ustala się na 5% ceny całkowitej podanej w ofercie.
2. Zabezpieczenie musi być wniesione w gotówce na dobro rachunku Zamawiającego. Wykonawca ma obowiązek wnieść 100% kwoty zabezpieczenia najpóźniej w dniu podpisania umowy. Kwota wniesionego zabezpieczenia zostanie zwrócona w ciągu 30 dni od dnia wykonania zamówienia i uznania go przez zamawiającego za należycie wykonane.

IX.       Termin związania ofertą.

1. Wykonawca pozostaje związany ofertą przez okres 30 dni.
2. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

X.          Opis sposobu przygotowania ofert.

1. Ofertę stanowi wypełniony druk Formularza Ofertowego wraz z wymaganymi dokumentami, zaświadczeniami i oświadczeniami - w załączeniu wzór Formularza ofertowego – Załącznik Nr 1.

1.2) Oferta powinna być sporządzona w formie pisemnej, w języku polskim, pismem maszynowym, komputerowym lub ręcznym podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentowania firmy i zaciągania zobowiązań w wysokości odpowiadającej cenie oferty, oferta musi być czytelna.

1.3) Wszystkie kserokopie i odpisy wymaganych dokumentów muszą być potwierdzone za zgodność
z oryginałem przez Wykonawcę lub upoważniony organ, natomiast wszystkie inne dokumenty będące oryginałami muszą zawierać pieczątkę nagłówkową oraz podpis i pieczątkę imienną osoby upoważnionej.

Informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji powinny zostać przekazane w taki sposób, aby Zamawiający mógł z łatwością określić zakres informacji objętych tajemnicą. W przeciwnym wypadku całość dokumentów będzie jawna na zasadach określonych w art. 96 ust. 1-3 Ustawy pzp.

XI.       Miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert.

Oferty należy dostarczyć do Urzędu Gminy Radziłów ul. Plac 500- lecia 14; 19-213 Radziłów pocztą tradycyjną lub osobiście w terminie do dnia 10 sierpnia 2017 r do godz. 12.⁰⁰.