PROCEDURA PRZYJMOWANIA ZEWNĘTRZNYCH ZGŁOSZEŃ NARUSZENIA PRAWA I PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH
W URZĘDZIE GMINY RADZIŁÓW

§1

1. Wójt Gminy Radziłów jest organem jednostki samorządu terytorialnego właściwym do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych naruszeń prawa w kontekście związanym z pracą sygnalisty na rzecz podmiotu prawnego, w dziedzinach należących do zakresu działania organu oraz podejmowania działań następczych w zakresie naruszeń prawa wynikających z ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. 2024. poz. 928).
2. System przyjmowania zgłoszeń umożliwia zgłaszanie naruszeń prawa za pośrednictwem specjalnych, łatwo dostępnych kanałów, w sposób zapewniający rzetelne i niezależne rozpoznanie zgłoszenia oraz w sposób zapewniający ochronę sygnalisty przed działaniami o charakterze odwetowym, represyjnym, dyskryminacyjnym lub innym rodzajem niesprawiedliwego traktowania w związku z dokonanym zgłoszeniem.
3. Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
4. W sprawach dotyczących zgłoszeń zewnętrznych przekazywanych Wójtowi Gminy Radziłów, a nieuregulowanych w niniejszej procedurze stosuje się przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. 2024. poz. 928).

§2

1. Zgłoszenie zewnętrzne może być dokonane w formie:
   1) pisemnej – przesłane w dwóch kopertach, w których koperta zewnętrzna jest adresowana do Wójt Gminy Radziłów, Plac 500-lecia 14, 19-213 Radziłów, a na wewnętrznej kopercie dopisek: „Zgłoszenie naruszenia prawa – poufne - sygnalista";
   2) w trakcie osobistego spotkania z pracownikiem (dalej: Podmiot Przyjmujący) Urzędu Gminy Radziłów upoważnionym przez Wójta Gminy Radziłów do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych naruszenia prawa przekazywanych Wójtowi Gminy Radziłów, na zasadach określonych w art. 26 ust. 6 ustawy o ochronie sygnalistów.
2. Zgłoszenie zewnętrzne powinno zawierać następujące informacje:
   1) szczegółowy opis zgłaszanego naruszenia, w tym wskazanie kiedy, gdzie i w jaki sposób do naruszenia prawa doszło,
   2) wskazanie osoby, która dokonała naruszenia prawa,
   3) dowody na poparcie zgłoszenia,
   4) dane osobowe sygnalisty.
3. Zgłoszenia anonimowe nie będą rozpatrywane, będą jednak rejestrowane w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych.
4. W przypadku zgłoszeń pozbawionych danych kontaktowych, tryb postępowania ze zgłoszeniem nie uwzględnia kierowania do sygnalisty informacji:
   1) o odstąpieniu od przekazania zgłoszenia zewnętrznego;
   2) dotyczącej potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia;
   3) dotyczącej wydania zaświadczenia potwierdzającego ochronę sygnalisty;
   4) o niepodjęciu działań następczych;
   5) o pozostawieniu zgłoszenia bez rozpoznania;
   6) zwrotnej.
5. Informacja o sposobie przyjmowania zgłoszeń jest udostępniana na stronie Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu Gminy Radziłów.

§3

1. Podmiot Przyjmujący, działając w imieniu Wójta Gminy Radziłów, w związku z przyjmowaniem i rozpatrywaniem zgłoszeń zewnętrznych, dokonuje ich wstępnej weryfikacji, podejmuje działania następcze oraz zadania związane z przetwarzaniem danych osobowych, kontaktuje się z sygnalistą w celu przekazywania informacji zwrotnych, a w razie potrzeby zwraca się o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje w zakresie przekazanych informacji, jakie mogą być w jego posiadaniu, przekazuje zainteresowanym osobom informacje na temat procedury zgłoszeń zewnętrznych, prowadzi rejestr zgłoszeń zewnętrznych, przekazuje zgłoszenia do organu publicznego właściwego do podjęcia działań naprawczych.
2. Podmiot Przyjmujący ocenia wstępnie zgłoszenie pod kątem formalnym, sprawdzając czy zostało złożone przez sygnalistę i czy przedmiotem zgłoszenia jest naruszenie, o którym mowa w art. 3 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów oraz tego, czy dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania Rady Gminy Radziłów.
3. Jeżeli Podmiot Przyjmujący stwierdzi, że zgłoszenie nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa, odstępuje od przekazania zgłoszenia zewnętrznego, informując sygnalistę o odstąpieniu, podając ustalenia ze wstępnej weryfikacji zgłoszenia.
4. W sytuacji gdy Podmiot Przyjmujący ustali, że zgłoszone naruszenie prawa nie należy do dziedziny pozostającej w zakresie kompetencji Wójta Gminy Radziłów, ustala organ publiczny właściwy do podjęcia działań następczych i przekazuje zgłoszenie zewnętrzne, informując o tym sygnalistę.
5. Jeżeli zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania Wójta Gminy Radziłów, Podmiot Przyjmujący wszczyna postępowanie wyjaśniające, a gdy zajdzie potrzeba uzyskania dodatkowych danych, o ile to możliwe kontaktuje się z sygnalistą, w celu uzupełnienia zgłoszenia.
6. Postępowanie wyjaśniające prowadzone przez Podmiot Przyjmującego kończy się przyjęciem raportu podsumowującego, zawierającego ustalenia w zakresie stanu faktycznego sprawy, ustalenie, czy zarzut postawiony w zgłoszeniu jest zasadny oraz rekomendowane działania następcze, a w szczególności rekomendacje o celowości przekazania informacji zawartych w zgłoszeniu zewnętrznym do instytucji, organu lub jednostki organizacyjnej Unii Europejskiej w celu prowadzenia działań następczych w trybie stosowanym przez takie instytucje, organy lub jednostki.
7. Podmiot Przyjmujący informuje sygnalistę o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia.

§4

Na żądanie sygnalisty Podmiot Przyjmujący wyda w terminie 1 miesiąca od jego otrzymania, zaświadczenie potwierdzające, że sygnalista podlega ochronie przed działaniami odwetowymi przewidzianej w ustawie z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U.2024. poz. 928), wzór zaświadczenia stanowi załącznik nr 2 do niniejszej procedury.

§5

1. Rejestr zgłoszeń zewnętrznych prowadzony jest w postaci papierowej.
2. Wzór rejestru stanowi załącznik nr 3 do niniejszej procedury.
3. Podmiot Przyjmujący sporządza i przekazuje Wójtowi Gminy Radziłów, do końca lutego każdego roku, sprawozdanie za rok poprzedni zawierające dane statystyczne, o których mowa w art. 47 ustawy o ochronie sygnalistów, dotyczące zgłoszeń zewnętrznych.